Configuration KSeF

Introduction

L'autorisation dans KSeF nécessite la génération d'un certificat dans le système du Ministère des Finances. Ce certificat permet à l'application mobile-calendar de communiquer de manière sécurisée avec le Système national de e-Factures (KSeF).

Instructions

Génération du certificat KSeF

• Accédez à l'application du contribuable KSeF sur le site du Ministère des Finances.

• Connectez-vous au système en utilisant une méthode d'authentification disponible (par exemple Profil de confiance/Profil Zaufany ou signature qualifiée).

• Dans le menu de gauche, sélectionnez l'onglet Certificats.

• Ensuite, cliquez sur l'option Demander un certificat.

• Dans le champ Nom du certificat, saisissez un nom au choix, sous lequel seront enregistrés la clé privée et le certificat.

• Dans le champ Mot de passe, saisissez le mot de passe protégeant le certificat. Le mot de passe doit respecter les exigences suivantes :

  • au minimum 15 caractères, au moins 1 lettre majuscule, au moins 1 lettre minuscule, au moins 1 chiffre, au moins 1 caractère spécial.

  • Dans le champ Répéter le mot de passe, saisissez à nouveau le même mot de passe pour confirmation.

• Cliquez sur le bouton Générer.

• Après la génération de la clé privée, le système affichera un écran confirmant sa création.

• Dans la section Finalité du certificat, sélectionnez l'option Authentification dans le système KSeF.

• Dans le champ Certificat valide à partir du, définissez la date de début de validité du certificat. Le certificat sera valide pendant 2 ans à compter de la date indiquée.

• Cliquez sur le bouton Envoyer la demande d'émission du certificat.

• Le système enverra la demande au Système national de e-Factures afin de générer le certificat.

• Après l'envoi correct de la demande, le système affichera un message confirmant la fin du processus de génération du certificat.

• Cliquez sur le bouton Télécharger le certificat pour enregistrer le certificat sur votre appareil.

• Enregistrez le fichier de certificat téléchargé dans un endroit sûr : il sera nécessaire pour configurer l'intégration avec KSeF dans l'application mobile-calendar.

Connexion de mobile-calendar à KSeF

• Connectez-vous à l'application mobile-calendar.

• Dans le menu de gauche, cliquez sur Intégrations -> Autres -> KSeF.

• Dans le champ Certificat KSeF, cliquez sur le bouton Sélectionner le fichier du certificat et indiquez le fichier de certificat téléchargé précédemment.

• Dans le champ Clé privée, cliquez sur le bouton Sélectionner le fichier de clé et indiquez le fichier de clé privée enregistré.

• Dans le champ Mot de passe de la clé privée, saisissez le mot de passe défini lors de la génération du certificat.

• Dans le champ NIP, saisissez le numéro NIP du contribuable pour lequel la connexion à KSeF doit être configurée.

• Après avoir complété toutes les données requises, cliquez sur le bouton Enregistrer le certificat.

• Une fois le certificat correctement enregistré, l'intégration sera activée.

• Dans la section Configuration KSeF, le statut Connecté à KSeF apparaîtra, indiquant une connexion active via un certificat qualifié. Dans cette vue, vous verrez également des informations de base sur le certificat enregistré, telles que :

  • NIP,

  • date d'expiration du certificat.

• Si nécessaire, vous pouvez cliquer sur Remplacer le certificat afin de téléverser un nouveau certificat, par exemple après son renouvellement.

• Ci-dessous, dans la section Mode d'envoi des factures, choisissez la manière de transmettre les factures à KSeF après leur émission. 2 options sont disponibles :

  • Envoi manuel - après l'émission d'une facture, vous pouvez la vérifier avant de l'envoyer à KSeF ; l'envoi nécessite de cliquer manuellement sur le bouton,

  • Envoi automatique - la facture est envoyée à KSeF automatiquement immédiatement après son émission, sans confirmation supplémentaire.

• Choisissez le mode qui correspond le mieux à l'organisation du travail dans l'établissement.