KSeF-Konfiguration

Einführung

Die Autorisierung in KSeF erfordert die Generierung eines Zertifikats im System des polnischen Finanzministeriums. Dieses Zertifikat ermöglicht der Anwendung mobile-calendar eine sichere Kommunikation mit dem Nationalen E‑Rechnungs-System (KSeF).

Anleitung

KSeF-Zertifikat generieren

• Rufe die Website der KSeF-Steuerzahleranwendung auf der Seite des Finanzministeriums auf.

• Melde dich im System an, indem du eine verfügbare Anmeldemethode nutzt (z. B. Profil Zaufany oder qualifizierte elektronische Signatur).

• Wähle im linken Menü den Reiter Zertifikate.

• Klicke anschließend auf Zertifikat beantragen.

• Gib im Feld Zertifikatsname einen beliebigen Namen ein, unter dem der private Schlüssel und das Zertifikat gespeichert werden.

• Gib im Feld Passwort ein Passwort zum Schutz des Zertifikats ein. Das Passwort muss folgende Anforderungen erfüllen:

  • mindestens 15 Zeichen, mindestens 1 Großbuchstabe, mindestens 1 Kleinbuchstabe, mindestens 1 Ziffer, mindestens 1 Sonderzeichen.

  • Gib im Feld Passwort wiederholen dasselbe Passwort erneut zur Bestätigung ein.

• Klicke auf Generieren.

• Nach dem Erstellen des privaten Schlüssels zeigt das System einen Bildschirm an, der die erfolgreiche Erstellung bestätigt.

• Wähle im Abschnitt Verwendungszweck des Zertifikats die Option Authentifizierung im KSeF-System.

• Lege im Feld Zertifikat gültig ab das Startdatum der Gültigkeit fest. Das Zertifikat ist 2 Jahre ab dem angegebenen Datum gültig.

• Klicke auf Antrag auf Ausstellung des Zertifikats senden.

• Das System sendet den Antrag an das Nationale E‑Rechnungs-System (KSeF), um das Zertifikat zu generieren.

• Nach erfolgreicher Übermittlung zeigt das System eine Meldung an, die den Abschluss des Zertifikat-Generierungsprozesses bestätigt.

• Klicke auf Zertifikat herunterladen, um das Zertifikat auf deinem Gerät zu speichern.

• Speichere die heruntergeladene Zertifikatsdatei an einem sicheren Ort - sie wird für die Konfiguration der KSeF-Integration in der Anwendung mobile-calendar benötigt.

mobile-calendar mit KSeF verbinden

• Melde dich in der Anwendung mobile-calendar an.

• Klicke im linken Menü auf Integrationen -> Andere -> KSeF.

• Klicke im Feld KSeF-Zertifikat auf die Schaltfläche "Zertifikatsdatei auswählen" und wähle die zuvor heruntergeladene Zertifikatsdatei aus.

• Klicke im Feld Privater Schlüssel auf die Schaltfläche "Schlüsseldatei auswählen" und wähle die gespeicherte Datei des privaten Schlüssels aus.

• Gib im Feld Passwort des privaten Schlüssels das Passwort ein, das du bei der Zertifikatsgenerierung festgelegt hast.

• Gib im Feld NIP die NIP-Nummer des Steuerpflichtigen ein, für den die Verbindung zu KSeF eingerichtet werden soll.

• Klicke nach dem Ausfüllen aller erforderlichen Daten auf Zertifikat speichern.

• Nach dem erfolgreichen Speichern des Zertifikats wird die Integration aktiviert.

• Im Abschnitt KSeF-Konfiguration erscheint der Status "Mit KSeF verbunden", der eine aktive Verbindung über ein qualifiziertes Zertifikat bestätigt. In dieser Ansicht siehst du außerdem grundlegende Informationen zum gespeicherten Zertifikat, wie z. B.:

  • NIP,

  • Ablaufdatum des Zertifikats.

• Bei Bedarf kannst du auf Zertifikat ersetzen klicken, um ein neues Zertifikat hochzuladen, z. B. nach dessen Erneuerung.

• Wähle unten im Abschnitt Modus für den Rechnungsversand die Art der Übermittlung von Rechnungen an KSeF nach deren Ausstellung. Es stehen 2 Optionen zur Verfügung:

  • Manueller Versand - nach dem Ausstellen der Rechnung kannst du sie vor dem Versand an KSeF prüfen; der Versand erfordert das manuelle Klicken einer Schaltfläche,

  • Automatischer Versand - die Rechnung wird unmittelbar nach dem Ausstellen automatisch an KSeF gesendet, ohne zusätzliche Bestätigung.

• Wähle den Modus, der am besten zur Arbeitsorganisation in deinem Betrieb passt.