Phát hành biên lai

Giới thiệu

Sau khi kết nối tài khoản e-Paragony, bạn có thể xuất biên lai cho khách trực tiếp từ đặt phòng.

Mobile-calendar sẽ tự động điền biểu mẫu bằng dữ liệu đặt phòng, và biên lai sẽ được chuyển đến dịch vụ e-Paragony để phát hành.

Bạn có thể kiểm tra các biên lai đã phát hành trong đặt phòng và trong danh sách tất cả biên lai trong tích hợp e-Paragony.

Hướng dẫn

• Nhấp vào đặt phòng trong lịch hoặc trong danh sách đặt phòng.

• Ở phía bên phải màn hình, cửa sổ Chỉnh sửa đặt phòng sẽ mở ra.

• Nhấp Biểu tượng ba chấm, sau đó chọn Xuất biên lai.

• Cửa sổ Xuất biên lai sẽ mở ra. Số đơn hàng trên biên lai là số đặt phòng.

• Trong phần Tài liệu, hãy để bật Công tắc Fiscalize receipt nếu biên lai cần được phát hành như biên lai tài chính trên máy in được kết nối qua Eparagony Document Print Service.

• Trong phần Thông tin khách hàng, bạn có thể (tùy chọn) điền các trường:

  • Mã số thuế (tùy chọn) - nếu mã số thuế của khách được lưu trong thông tin đặt phòng, trường này sẽ được điền tự động,
  • Số chứng từ của người bán (tùy chọn) - số chứng từ nội bộ của bạn, nếu bạn sử dụng.

• Trong phần Mặt hàng, hãy kiểm tra các dòng trên biên lai. Dòng đầu tiên được điền tự động là Dịch vụ lưu trú với giá tiền lưu trú. Với mỗi dòng, bạn có thể thay đổi:

  • Tên sản phẩm / dịch vụ,
  • Số lượng,
  • Đơn giá,
  • Giảm giá,
  • VAT - mức A (23%), B (8%), C (5%), D (0%) hoặc E (ZW).

• Trường Giá trị sẽ được tính tự động.

• Nhấp Thêm mặt hàng nếu bạn muốn thêm dòng khác vào biên lai, ví dụ như bãi đỗ xe hoặc bữa sáng. Nhấp Biểu tượng thùng rác để xóa dòng đã chọn.

• Trong phần Thanh toán, hãy điền các trường:

  • Phương thức thanh toán - ví dụ: Tiền mặt, Thẻ, Chuyển khoản, Di động hoặc Voucher,
  • Tên thanh toán tùy chỉnh (tùy chọn) - ví dụ: Visa hoặc Przelewy24,
  • Đã thanh toán - số tiền khách đã trả. Theo mặc định, bằng với giá trị biên lai.

• Nhấp Phát hành.

• Một thông báo sẽ xuất hiện: Biên lai đã được chuyển để phát hành.

Biên lai trong đặt phòng

• Mở đặt phòng và chuyển đến tab Tài chính.

• Trong phần Biên lai, kiểm tra các biên lai đã phát hành cho đặt phòng này. Với mỗi biên lai, bạn sẽ thấy số đơn hàng, trạng thái, số tiền, thời điểm phát hành và số tài chính.

• Biên lai có thể có một trong ba trạng thái:

  • Đang chờ - biên lai đã được chuyển đến e-Paragony và đang chờ phát hành,
  • Đã xác nhận - e-Paragony đã xác nhận việc phát hành biên lai và gán số tài chính,
  • Lỗi - không thể phát hành biên lai. Di chuột lên trạng thái để xem nguyên nhân lỗi.

• Nhấp Xuất biên lai nếu bạn muốn phát hành thêm một biên lai cho đặt phòng.

Xem trước biên lai

• Bạn có thể mở biên lai đã phát hành trong dịch vụ e-Paragony:
  • trong đặt phòng - ở tab Tài chính, trong phần Biên lai nhấp Biểu tượng xem trước,
  • trong danh sách biên lai - ở cột Hành động nhấp Biểu tượng con mắt.

• Ở bên trái, bạn sẽ thấy biên lai theo đúng hình thức khách sẽ nhận.

• Ở bên phải, trong phần Biên lai điện tử của bạn, bạn có thể kiểm tra các thông tin quan trọng nhất: Ngày và giờ, Người bán, Số đơn hàng và Số tiền.

• Nhấp Gửi để gửi biên lai hoặc In để in biên lai.

Danh sách biên lai

• Từ menu bên trái, vào Tích hợp → Tích hợp bên ngoài.

• Trên thẻ e-Paragony, nhấp Đi tới.

• Trong danh sách, kiểm tra tất cả biên lai đã phát hành. Với mỗi biên lai sẽ hiển thị Trạng thái, Số đơn hàng, Khách, Ngày, Số tài chính và Số tiền.

• Trong trường Tìm biên lai..., nhập số đơn hàng hoặc số tài chính để tìm biên lai cụ thể.

• Từ danh sách trạng thái, chọn Tất cả, Đã xác nhận, Đang chờ hoặc Lỗi để hiển thị các biên lai theo trạng thái đã chọn.

• Nhấp vào họ tên khách để mở xem trước đặt phòng.

• Trong cột Hành động, nhấp Biểu tượng làm mới để lấy trạng thái biên lai hiện tại từ e-Paragony.

Các thông báo thường gặp nhất

• Không thể phát hành biên lai - dịch vụ e-Paragony đã từ chối biên lai. Hãy kiểm tra thông tin mặt hàng và thanh toán, sau đó thử lại.

• Vui lòng bổ sung thông tin xác thực để kích hoạt tích hợp - tài khoản e-Paragony chưa được kết nối với mobile-calendar. Hãy kết nối tài khoản trong cấu hình tích hợp.

• Không thể làm mới trạng thái biên lai - không thể lấy trạng thái biên lai từ e-Paragony. Hãy thử lại sau.